Rezultatyvaus darbo ypaumai (tęsinys)

Tiek darbo mokslinio organizavimo teorija, tiek ir idealaus biurokratinio valdymo teorija, tik paviršutiniškai apibūdino veiklos organizavimo principus. Taip pat visiškai nebuvo nagrinėjami, specifiniai administracinės veiklos bei vadovavimo principai, kiekvieną jų išskiriant. O tai yra labai svarbu norint suvokti valdymo procesą.

Šią administracinės veiklos organizavimo teoriją suformulavo vienas  prancūzų mokslininkas 1916 metais pasirodžiusiame darbe „Bendrasis ir pramonės valdymas“. Jis yra šios teorijos bei apskritai visos vadybos pradininkas, tai pripažįsta viso pasaulio mokslininkai. Tačiau šią teoriją suformulavo ir išplėtojo ne jis vienas, o kartu su savo bendraminčiais ir kolegomis, kurie jam padėjo, tai buvo mokslininkai L. Urwickas ir L. Gulickas. Jie buvo aukšto lygio vadovai, tiesiogiai dirbantys valdymo struktūrose, todėl puikiai žinantys kasdienio darbo problemas. Šie visi trys mokslininkai bandė nustatyti bendruosius organizacijos veiklos dėsnius ir principus, vertinant organizaciją nuo aukščiausio lygio vadovų.

Pagrindinis šios teorijos tikslas – iš esmės tobulinti organizacijos valdymą arba kitaip tariant, didinti organizacijos veiklos efektyvumą. Administracinė veikla – tai veikla, kurią atlieka valdymo struktūros darbuotojai, reguliuodami visos organizacijos darbą. Šios išvados nesuformulavo, nors tokia administracinės veiklos samprata tapo visų pripažinta. Administravimą jis vadino integruoto valdymo sudėtine dalimi.

Taip pat jis tyrė ir įvairias organizacijų struktūras bei nustatė, jog didėjant bent kokiai organizacijai, linijinė valdymo struktūra tampa neveiksminga, kadangi organizacijoje smarkiai padaugėja hierarchijos lygių.

Pats svarbiausias dalykas, kiekvienoje organizacijoje, tai vykdomos kiekvieno padalinio funkcijos. Naujos struktūros kūrimas ir atliekamų funkcijų paskirstymas turi būti vientisas ir nenutrūkstamas procesas. Tam ir buvo pasiūlyta įvesti funkcinį valdymą, kurį galėtų atlikti tik tie specialistai, kurie turėtų tam būtinas teises.

H. Fayolis suformulavo vadovavimo, arba administravimo, ciklo turinį. Vėliau šis ciklas buvo pavadintas bendrųjų valdymo funkcijų ciklu. Administruojant reikia nuosekliai atlikti tokius darbus:

• Numatyti, t.y. nustatyti, kokių rezultatų siekiama.
• Parengti planą, t.y. nustatyti tikslią veiksmų seką ir jų turinį.
• Organizuoti, t.y. parinkti žmones, nustatyti jų funkcijas bei ryšius su kitais darbuotojais.
• Koordinuoti, t.y. derinti darbuotojų veiksmus įgyvendinant planą.
• Kontroliuoti, t.y. tikrinti, kaip darbo rezultatai sutampa su planuojamais rezultatais, bei juos vertinti .

Šio mano paminėto vadovavimo arba administravimo ciklo pagrindine dalimi H. Fayolis laiko planavimą. Būtent planavimo apibudinimui bei įvairių tipų planų, tokių kaip savaitinis, mėnesinis, pamaininis, ilgalaikis ir kt., analizei jis skiria be galo daug dėmesio. Taip pat jis pažymi jog planai turi atitikti realią situaciją rinkoje, todėl jai besikeičiant, planai turi būti taip iš karto koreguojami arba pakeičiami kitais.